用松節子

EXCELから一歩進んで、データベースの活用で効率化・業務改善

 こんにちは!横浜市・鶴見区在住の用松(もちまつ)です。

 

 普段自分はITコーディネーターとして、中小企業様をご訪問し、ITに関するお悩みやご相談を受けていますが、最近特に若手の経営者様とお会いする機会が増える中で、

「いま、とりあえず紙ベースの業務からEXCELで業務管理するところまでは何とかできるようになったが、もっとITを活用して業務効率できないか」

というご相談をよく受けるようになりました。

 

 EXCELは身近で大変便利に使えるツールですが、入力したデータをもっと効率的に、もっと売上につなげるために活用しようとすると、非常に煩雑になり活用しづらいところがあります。

 現状から一歩進んで、社内の情報(データ)を活用するためには、「データベース」というキーワードを考えて検討されることをお勧めします。

データベースを活用するメリット

 データベースは、複数の人が情報を共有・利用でき、検索・加工ができるもの(システム)です。

 例えば、一覧で受注入力したデータから見積書や請求書を発行しようとする場合、よくあるケースが、1受注→1品でなく、1受注→複数品(明細)があり、毎回合計金額が上部にあり、明細がその下に並ぶ形の見積書や請求書をそれぞれ別シートでもう一度打ち直して作成しているのではないでしょうか。

 1つの取引で見れば、直感的でわかりやすいのですが、それが1か月、1年、そして何年にもわたってくると、その管理・作業は結構大変なことになります。

 特に過去に同じような見積りをした例を参照(検索)したい、月次の営業(売上)レポートを集計したい、というような作業が発生した場合、自分の記憶を頼りに何回も過去のEXCELを開いて探したり、集計するためにもう一度新しいEXCELシートを作り直したりすることに多くの時間がかかります。(会社さんによってはそのために人を雇ったりしているほどです)

 

 また会社の人数が増えてくると、自分ひとりで作成した場合でも大変なのに、他人が作ったものの中から探すのは至難の業で、社内のルールが徹底していないと個別のパソコンの中にEXCELがあるままになっていたりして、探すことさえできない(笑えない)ケースも少なくないのです。

 データベースを使えば、一度の入力でデータの塊として蓄積されるので、一覧形式でも見積書や請求書の形式でも一元化された情報を加工して、表示・印刷することができます。

 何年前のデータであっても検索機能を使えば即座に見つけたいデータにたどり着けますし、集計データも単純な累計はもちろんのこと、いろいろな切り口や絞り込みで分析したレポートを出すこともできるのです。(経営者・管理者は、無駄な作業に時間を取られることなく、本来のどのような角度から分析すれば売上につながるか、を考えることに集中できるようになります。)

 また、顧客情報や商品情報をマスタというそれぞれ一元化されたデータを作り、一カ所でメンテナンスできることにより、常に最新情報が利用でき、製造業などのように複雑な見積り計算がある場合なども計算ロジックを組み込むことも可能です。

FileMaker(ファイルメーカー)というデータベースツールのご紹介

 それぞれの業種別にデータベースを使用した専用のシステムもたくさんありますが、まずはEXCELから脱却して、今までと同様な入力で検索・集計を簡単にできるようにしたい、できればあまり費用をかけず自分自身でも管理・運用できるようにしたいという中小企業・小規模事業者様には、最近FileMaker(ファイルメーカー)というデータベースツールをお勧めしています。

 FileMakerは、元々専門のプログラミング知識のないユーザ企業の方でも直感的に画面や帳票(レポート)が作れるという思想から出発しているツールですので、誰でも簡単に今まで使っていたEXCELを置き換えてみるというような身近なデータベース作成から開始することができます。そしてだんだん活用方法がわかってくると(商売の発展に伴い)、同じファイルを使って、社内だけでなく、外からパソコンはもちろん、モバイル(タブレットやスマートフォン)でアクセス(共有)できるようになるという柔軟な拡張性を持っているのが特徴です。

 

 世の中、ITを活用すれば夢のような自動化が実現するというような情報もあふれていますが、ITは経営(事業)の推進を助ける道具でしかありません。最初から高い道具を買い求めても、結局使いこなせないまま倉庫にしまったまま・・・、という例も少なくありません。

 うまくITを活用していくためには、目の前にある解決したい課題を整理し、今の状態より1歩確実に進めるIT活用の方法を検討。実際に使ってみて「(小さくても)課題を解決できた」という成功体験を積み重ねることにより「だったらこんなことにも活用できるのではないか」という「IT活用の知恵」がでてくる好循環を生み出すことが重要です。

 

経営に役立つIT支援の専門家「ITコーディネータ」を活用ください

 大きな方向性はご理解いただけたかと思いますが、実際にIT活用に取り組もうとする場合、業種や現在置かれている企業の状況はさまざまで、それぞれに最適な解決方法(どこから手をつけるか、どんな方法で一歩進めるか)は、会社によって全て異なります。

 ITコーディネータは、中小企業様の経営に役立つためのIT活用支援のプロフェッショナルですので、ぜひお気軽にお声掛けください。一緒に会社の未来を創造し、そのためのIT活用を考えていきましょう。